Es frecuente que por estos días las empresas incurran en diversos gastos alusivos a una fecha tan importante para la colectividad cristiana como es la Navidad. En ese sentido, consideramos pertinente abordar en el presente Informe el adecuado tratamiento contable que debe otorgarse a dichos gastos, considerando lo dispuesto tanto en el Marco Conceptual como en las Normas Internacionales de Información Financiera; así como presentando el registro a efectuar de acuerdo con el catalogo de cuentas dispuesto por el Plan Contable General Empresarial – en adelante PCGE.
Para dicho efecto, se planteará un caso práctico integral que contemple los gastos en los que comúnmente incurren las empresas como consecuencia de las festividades navideñas, tanto a los trabajadores como a los clientes. Asimismo en tanto resulte pertinente, se expondrá la incidencia tributaria a observar respecto al caso planteado.
Para dicho efecto, se planteará un caso práctico integral que contemple los gastos en los que comúnmente incurren las empresas como consecuencia de las festividades navideñas, tanto a los trabajadores como a los clientes. Asimismo en tanto resulte pertinente, se expondrá la incidencia tributaria a observar respecto al caso planteado.
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1. Análisis conceptual
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Dado que el tema del presente informe está relacionado con desembolsos comunes que se incurren en esta época, tocaremos el tema de los beneficios a los trabajadores. En primer lugar en virtud al párrafo 7 de la NIC 19 (modificada en 2000), los beneficios a los trabajadores comprenden todo tipo de retribución que la empresa proporciona a éstos a cambio de sus servicios, lo que incluye beneficios no monetarios como la entrega de bienes a título gratuito. De todos los tipos de beneficios, los que se tratarán aquí son aquellos beneficios que deben ser atendidos en el corto plazo, lo que significa de acuerdo al párrafo 9 de la referida NIC que se reconocen como gasto de manera inmediata no generando la posibilidad de ninguna ganancia o pérdida actuarial.
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Dado que el tema del presente informe está relacionado con desembolsos comunes que se incurren en esta época, tocaremos el tema de los beneficios a los trabajadores. En primer lugar en virtud al párrafo 7 de la NIC 19 (modificada en 2000), los beneficios a los trabajadores comprenden todo tipo de retribución que la empresa proporciona a éstos a cambio de sus servicios, lo que incluye beneficios no monetarios como la entrega de bienes a título gratuito. De todos los tipos de beneficios, los que se tratarán aquí son aquellos beneficios que deben ser atendidos en el corto plazo, lo que significa de acuerdo al párrafo 9 de la referida NIC que se reconocen como gasto de manera inmediata no generando la posibilidad de ninguna ganancia o pérdida actuarial.
Es importante advertir que dado que la empresa debe reconocer como gasto un beneficio a favor de sus trabajadores, en tanto corresponda al otorgamiento de bienes, debe efectuarse su reconocimiento como gasto en la oportunidad en que éstos (los trabajadores) tengan disposición de dichos bienes. Lo anterior se sustenta en el párrafo 70 del Marco Conceptual, que define al gasto como una disminución en los beneficios económicos obtenidos durante el período contable en forma de salidas o agotamiento de activos.
En virtud a ello, cuando la empresa compre bienes para obsequiar a sus trabajadores, pero se les va a otorgar en fecha posterior, deberán reconocerse en principio como Existencias (suministros para regalar), reflejándose como gasto recién cuando se transfieren en propiedad a los trabajadores, lo que implica justamente una disminución o agotamiento del activo.
Distinto sería el caso, en el que se adquieran bienes que se transferirán en forma inmediata a los trabajadores y que de acuerdo al Plan Contable General Empresarial, se les denomina como Existencias que se consumen en forma inmediata, en cuyo caso se deberá reconocer directamente como gasto.
Similar tratamiento debe otorgarse respecto de los desembolsos a realizar a favor de sus clientes, es decir se deben reconocer como gasto en la oportunidad en que se brinde o realice el agasajo en caso de corresponder o se les transfieren en propiedad los bienes a título gratuito (obsequios). Cabe referir que este tipo de gastos puede ser de dos tipos: i) Promocionales, cuando se entregan a la generalidad de la clientela o potenciales clientes y ii) Gastos de representación, cuando la entrega es sólo a una parte seleccionada de los mismos. Para el presente trabajo, vamos a desarrollar el último supuesto, es decir los gastos de representación.
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2. Dinámica contable en función al PCGE
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Considerando el análisis conceptual antes realizado a continuación esbozamos en forma específica algunas cuentas contables y subcuentas que se utilizarán para el registro de los gastos navideños según su naturaleza o forma de realización y que estimamos son las que generan mayores dudas o cuestionamientos respecto a su uso.
2.1. Compra de bienes para ser obsequiados a clientes o trabajadores en una oportunidad posterior – Existencias que no se consumen en forma inmediata.
a. Reflejo como Existencia
La compra de bienes que serán entregados con posterioridad a su adquisición a los clientes o trabajadores, debe reflejarse como una Existencia, específicamente suministros, en tal sentido de acuerdo al Plan Contable General Empresarial, en el destino se utilizaría la cuenta 25: Materiales Auxiliares, Suministros y Repuestos, en la subcuenta 252: Suministros, divisionaria 2524: Otros suministros, debiendo la empresa aperturar las respectivas subdivisionarias que estime pertinente.
b. Entrega de bienes a los trabajadores y clientes
Los bienes adquiridos deberán reflejarse como gasto en la oportunidad de su entrega, debiendo para dicho efecto utilizarse las cuentas y subcuentas siguientes para su reconocimiento como gasto:
– Trabajadores: Apreciamos que correspondería utilizar la cuenta 62: Gastos de Personal, Directores y Gerentes, subcuenta 622: Otras remuneraciones.
– Clientes: Se utilizaría la cuenta 63: Gastos de Servicios Prestados por Terceros, subcuenta 637: Publicidad, publicaciones, relaciones públicas, divisionaria 6373: Relaciones públicas.
Igualmente la empresa deberá aperturar las respectivas divisionarias y/o subdivisionarias que estime pertinente.
2.2. Compra de bienes para ser obsequiados a clientes o trabajadores en dicha oportunidad – Existencias que se consumen en forma inmediata.
En este supuesto, no corresponde propiamente su reconocimiento como Existencias, dado que inmediatamente después de la compra se produce su entrega a los terceros (trabajadores y clientes), lo cual implica que no califique como activo.
Justamente, en consideración a ello es que el Plan Contable General Empresarial, en los comentarios a la cuenta 60: Compras, dispone lo siguiente: “Esta cuenta incluye además las compras de bienes destinados al consumo inmediato y que por lo tanto no formarán parte de las existencias de la empresa; en este caso la transferencia por destino se hará a través de la subcuenta 791: Cargas Imputables a cuentas de costos y gastos”.
Ahora bien, es importante considerar que la cuenta 60:Compras, acumula las compras de bienes que efectúa la empresa para destinarlos a la venta o para incorporarlos al proceso productivo.
En atención a dicho análisis, es pertinente referir que desde nuestra perspectiva sólo se deben reflejar en la cuenta 60: Compras, aquellas adquisiciones de bienes que se van a consumir en forma inmediata y que forman parte del proceso productivo o de servicios.
De acuerdo con el análisis efectuado, consideramos que los bienes que se obsequien a los trabajadores y clientes que se consuman en forma inmediata deberían registrarse de acuerdo con el PCGE de la forma siguiente:
a. Trabajadores: Se reconocería en la cuenta 62: Gastos de Personal, Directores y Gerentes, subcuenta 622: Otras remuneraciones, y según el área de sus funciones se destinará a producción, administración o ventas.
b. Clientes: Se utilizaría la cuenta 63: Gastos de Servicios Prestados por Terceros, subcuenta 637: Publicidad, publicaciones, relaciones públicas, divisionaria 6373: Relaciones públicas.
2.3. Agasajos a los trabajadores o clientes
En este supuesto, la empresa deberá reconocer el gasto en la oportunidad en que se brinde el respectivo agasajo, como sería por ejemplo un almuerzo o comida.
a. Trabajadores: Se reconocería en la cuenta 62: Gastos de Personal, Directores y Gerentes, subcuenta 625: Atención al Personal.
b. Clientes: Se utilizaría la cuenta 63: Gastos de Servicios Prestados por Terceros, subcuenta 637: Publicidad, publicaciones, relaciones públicas, divisionaria 6373: Relaciones públicas.
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